Company: TU Delft
Location: Delft

Apply

Delft

€2.579 – €3.445 per maand

De directie Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. De directie ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School en X. De directie telt circa 250 medewerkers. De directie ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Het Education Service Centre (ESC) zorgt voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang voor alle (internationale) studenten en promovendi van de TU Delft. Daarnaast ondersteunt het ESC de onderwijslogistiek van de TU Delft, zoals digitaal toetsen, het aanmelden en roosteren van onderwijsprogramma’s en de onderwijshuisvesting. Binnen het ESC werken circa 100 medewerkers, verdeeld over de teams Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics. De afdeling Student Administration (SA) bestaat uit de teams Admission & Mobility, Enrolment & Finance en Services.

De Graduate School officer werkt binnen Services bij de Graduate School Office en ondersteunt het promotieproces en monitort de voortgang van de promoties.

Functie omschrijving

Als Graduate School officer werk je in een team en heb je regelmatig contact met collega’s van de facultaire Graduate Schools en andere afdelingen binnen de TU Delft. Allemaal hebben we één ding gemeen: de promovendi staan centraal. Daarbij werk je voortdurend aan de optimalisatie van werkprocessen en communicatie, waarbij je oog hebt voor service, kwaliteit en digital excellence. Inhoudelijk word je begeleid en aangestuurd door de procesmanager van de Graduate School Office. Daarnaast bestaan je werkzaamheden onder andere uit:

  • fungeren als aanspreekpunt voor promovendi, hoogleraren en andere betrokkenen;

  • geven van intakepresentaties aan nieuwe promovendi en het verwerken van de bijbehorende administratie;

  • verwerken, bewerken en opstellen van correspondentie met betrekking tot het promotietraject;

  • proactief meedenken over het verfijnen van de (intake)processen;

  • onderhouden van dossiers van promovendi;

  • aanleveren van input voor de website, naslagwerken, statistieken en formulieren;

  • voorbereiden en verwerken van cum laude, ius promovendi en ontheffingsverzoeken voor het College voor Promoties;

  • beantwoorden van (complexe) vragen met betrekking tot regelgeving, systemen en adequate promotieprocessen;

  • en ondersteunen van de procesmanager in het uitvoeren van (proces)verbeterprojecten (één dag in de week).

Functie eisen

Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau. Een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse en Nederlandse taal is voor deze functie een vereiste. Je bent zorgvuldig in je communicatie en idealiter heb je ervaring met het opstellen van teksten. Verder kun je goed omgaan met mensen van verschillende nationaliteiten en culturele achtergronden, van uiteenlopende niveaus. Je bent klant- en procesgericht, assertief en je maakt je nieuwe werkprocessen en systemen snel eigen. Bij voorkeur heb je werkervaring in een administratieve functie en ervaring met het geven van voorlichting.

Qua persoon ben je positief, omgevingsbewust en een teamspeler. Je neemt gemakkelijk initiatieven, hebt een probleemoplossend vermogen en wordt enthousiast van het uitvoeren van verbeterprocessen. Affiniteit of ervaring met Lean is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

De functie heeft een omvang van 36-40 uur (1.0 fte). Het gaat om een tijdelijk dienstverband voor de duur van één jaar. Het salaris is gebaseerd op schaal 8 uit de cao Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2579,- en een maximum van € 3445,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je wordt ingeschaald op basis van kennis en ervaring. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP.

Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.

Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald. We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches of sporten met korting.

Informeren en solliciteren

Voor informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Isabelle Wijsmuller (Graduate School office) via K.I.Wijsmuller@tudelft.nl. Voor informatie over de wervingsprocedure kun je terecht bij het secretariaat van de Universiteitsdienst, email: PO.UD@tudelft.nl.

Wil je solliciteren? Stuur dan uiterlijk 19 april 2020 een cv en sollicitatiebrief gericht aan Elize van ‘t Riet (teamleider Services) naar PO.UD@tudelft.nl onder vermelding van vacaturenummer AT/UD/ESA/2020-23.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.